Per organizzare un meeting aziendale di successo è necessario prendere in considerazione una serie di chiavi che vi consentiranno di creare degli eventi non solo perfetti, ma soprattutto coinvolgenti.
Vedremo insieme, quali sono gli aspetti più importanti da considerare in base all’obiettivo che vorrete raggiungere dall’organizzazione delle vostre riunioni.
Obiettivo del meeting aziendale
Prima di iniziare a considerare gli elementi tecnici che vi consentiranno di organizzare il vostro meeting aziendale, è bene stabilire con attenzione lo scopo per il quale si vuole realizzare l’evento.
Tutto ruota intorno al motivo per cui si terrà la riunione, poiché in base a questo si potrà stabilizzarne lo svolgimento, quali saranno i partecipanti, l’orario ed il grado di interazione.
Dopo aver individuato cosa vogliamo ottenere dal meeting; più coinvolgimento, motivazione, produttività, organizzazione di un evento all’interno dell’azienda, o comunicazioni importanti, sarà più facile organizzare il meeting intorno a tutto ciò.
Coinvolgimento e interazione dei partecipanti
Dopo aver individuato la prima chiave per un incontro di successo, ossia l’obiettivo per cui lo stiamo organizzando, è bene tenere un piano ben dettagliato di ciò che dovremmo andare a fare insieme ai nostri partecipanti.
Sappiamo che il miglior modo per ricordarci di un evento formativo è sentirci coinvolti, e se vogliamo che i partecipanti si ricordino di ciò che stiamo spiegando loro, dimentichiamoci dei monologhi!
La seconda chiave del successo del nostro incontro è l’interazione! Sviluppiamo una scaletta che ci consentirà di tenere alta la soglia dell’attenzione facendo partecipare attivamente coloro che ci stanno ascoltando.
Chi è che non è mai stato ad un evento di cui era entusiasta di partecipare, ma che nonostante l’impegno poi si è perso e non ci ha capito più nulla?
Ecco. Appunto. Per cui facciamo domande, sondaggi istantanei, chiediamo pareri, prepariamo un po’ di gamification dell’evento stesso, in questo modo sarà più facile per noi essere ricordati, ed i partecipanti si rimarranno entusiasti consentendoci di raggiungere l’obiettivo che ci eravamo preposti al momento dell’organizzazione dell’evento stesso.
Tecnologia al centro del meeting
Qualcuno di voi potrebbe “storcere” il naso sentendo che una delle chiavi del successo del vostro meeting è proprio la tecnologia, come se un tempo non si ottenessero altrettanto risultati ottimali.
Ma vivere nella piena digitalizzazione, e se sappiamo sfruttare al meglio la tecnologia possiamo ridurre tempo, stress e lavoro.
Ad esempio per aiutarci nell’intrattenimento potremmo usare delle presentazioni interattive e delle lavagne digitali, in questo modo i partecipanti saranno più coinvolti e riusciranno a seguirci meglio.
Inoltre, già un mese prima in vista del meeting, possiamo creare una pagina evento, e una newsletter specifica che invii in modo automatizzato l’invito ai nostri partecipanti, e di tanto in tanto gli ricordi che a breve si terranno l’evento.
In questo modo attraverso delle e-mail automatizzate, potresti anche spiegare l’importanza della partecipazione, anticipare la scaletta dell’evento, e trasmettere del valore che ci consentirà di mostrare un’anteprima dell’importanza della riunione.
Per organizzare un incontro di successo la tecnologia è diventata fondamentale, ma richiede un’attenta e precisa strategia di marketing, e per questo spesso è meglio affidarsi a esperti che ci consentano di garantirci il successo e il raggiungimento dell’obiettivo.
Come sa bene del resto, nosilence.it che negli anni ha visto crescere numerose aziende grazie all’organizzazione di meeting di successo, uno strumento potentissimo da non sottovalutare per la strategia di crescita aziendale!
