Quando si decide di organizzare un evento di qualsiasi tipo è essenziale organizzare nel modo migliore possibile a livello di arredamento la location dove l’evento avrà luogo; l’arredamento infatti contribuisce in maniera decisiva dal punto di vista del colpo d’occhio e ha una funzione anche organizzativa degli spazi all’interno dell’evento stesso.

Prima di pensare a cosa scegliere per l’arredamento è sempre bene allocare un budget da dedicarvi: sul budget influirà chiaramente il budget totale dell’evento cui è correlato anche il target verso cui l’evento stesso si indirizzerà. Qualora infatti si decida di indirizzarsi verso un target giovane e senza tante pretese il budget sarà sicuramente inferiore che se si volesse organizzare un evento indirizzato a persone più mature ed appartenenti a determinate classi sociali.

Dopo aver dedicato un budget all’evento stesso, bisogna pensare a come organizzare gli spazi all’interno dell’evento: ad esempio ci dovrà essere una zona d’ingresso che potrebbe essere segnalata ad esempio con un arco gonfiabile (che è particolarmente indicato per eventi sportivi) per indicare alle persone che parteciperanno all’evento da dove entrare.

Appena entrati potrebbe essere collocato uno stand arredato con tavoli e sgabelli dove delle hostess fornirebbero informazioni e materiali (brochure, merchandising, etc.) relativi all’evento; bisogna considerare quindi, oltre allo stand che andrebbe realizzato, anche il numero di tavoli e sgabelli necessari in base alla portata dell’evento e gli addetti al lavoro.

Molto importante per ogni evento è un’area bar dove i partecipanti possono mangiare e bere: bisogna quindi provvedere ad acquistare o noleggiare un bancone da bar adeguato in base alle dimensioni dell’evento (chiaramente più l’evento è grande, più potrebbe essere necessario avere diverse aree bar). Sempre a seconda delle dimensioni dell’evento (questa soluzione è più indicata per eventi di piccole dimensioni) potrebbe essere necessario collocare dei divani e delle sedie vicino all’area bar dove le persone possano sedersi.

Elemento essenziale per l’effetto visivo dell’evento sono anche le luci, intese sia come lampade e luminarie che come elementi luminosi presenti all’interno della location: per quanto riguarda le luci, vista l’importanza di creare un effetto il migliore possibile, è sempre meglio affidarsi a un esperto che sia in grado di organizzare al meglio le varie luci presenti. Lo stesso potrà anche consigliarci sugli  elementi luminosi (intesi come cubi, sedute, pouf, divani, etc.) da affittare per creare un effetto d’impatto e che piaccia agli invitati.

Per quanto riguarda la scelta se acquistare o noleggiare gli elementi necessari per l’organizzazione dell’evento dipende sempre dal budget e dalla possibilità o meno di riutilizzare gli elementi d’arredo per altri eventi o iniziative simili: sicuramente se si tratta di un evento singolo la soluzione ideale è quella di affittarli vista anche l’ampio numero di siti e aziende locali che offrono questo tipo di servizio in molte città. Se si tratta del primo evento che organizzate potrebbe essere utile affidarsi a una figura esperta di  organizzazione di eventi che possa supportarvi e indirizzarvi nella maniera corretta.