Hai in mente di pianificare un evento ma non sai da dove cominciare? Non preoccuparti perché pur non essendo un compito semplice qui troverai alcuni validi consigli per procedere senza intoppi. Se vuoi assicurarti la riuscita del tuo evento senza troppe preoccupazioni faresti meglio a cercare un’agenzia di organizzazione eventi Catania a cui affidarti. Dopotutto si tratta di un vero e proprio lavoro che andrebbe delegato a dei professionisti vista anche la difficoltà a organizzare eventi in questo periodo. Come vedremo qui di seguito per la buona riuscita di un evento, a prescindere dalla sua grandezza e dalle sue finalità, sono necessarie delle attività improrogabili che lo renderanno memorabile.
Date e scadenze
Se c’è una cosa che non deve mai mancare quella è la pianificazione, ovvero la decisione nero su bianco di quali sono le attività da compiere e le date di scadenza. Senza un calendario di attività si rischia di arrivare troppo a ridosso della data e la fretta, come ben sai, non è mai una buona consigliera. Le decisioni prese in ritardo e con la concitazione e lo stress del momento potrebbero causare dimenticanze, disservizi e problemi che daranno di te e della tua organizzazione un’immagine poco accurata. Pianificare con date e scadenze serve anche a provvedere ai piani alternativi in caso ci fossero imprevisti come un improvviso temporale.
Budget e checklist
La pianificazione serve anche a stabilire quali saranno le spese da sostenere e il budget di cui si dispone. Organizzare un evento senza predisporre un budget massimo di spesa potrebbe creare una inutile dispersione di risorse o una errata allocazione. Gli eventi comportano sempre qualche problema di spesa perché non ne esistono di perfetti ma sicuramente le agenzie lavorano con il fine di ottimizzare tutti i processi. Per questo tutto lo staff coinvolto dovrà avere ben chiaro a mente cosa deve fare, entro quando deve farlo e di quali risorse dispone per procedere.
Format e creatività
Affinché un evento possa considerarsi davvero ben riuscito sarà necessario idearne la forma con una certa creatività. Solitamente nel settore si parla di format degli eventi perché ce ne sono di vari tipi. In questo senso sarà necessario realizzare una scaletta ideale per evitare tempi morti e momenti in cui gli ospiti vengono “abbandonati” al nulla. Un evento ben riuscito, anche quello più serioso, deve pur sempre prevedere fasi più “festose” per risollevare la soglia di attenzione e lo spirito di partecipazione. La scaletta e la successione di attività dell’evento compongono, per l’appunto, il format. Consigliamo di essere originali, previdenti e pronti a qualsiasi evenienza come microfoni che non funzionano, ospiti che danno buca e Wi-Fi traballante. Sono cose che possono capitare ma l’importante è sapere come rimediare.
Promozione adeguata
Per promozione intendiamo tutte quelle attività che serviranno a far conoscere l’evento. Non si tratta solamente di pubblicità online ma di inviti formali alla stampa, se previsti, e alla scelta del giusto formato di promozione filtrato per l’utenza e gli ospiti che saranno coinvolti. Ovviamente tutto dovrà avvenire nel rispetto delle norme di sicurezza e, per questo, affidare la pianificazione ad un’agenzia ti solleverà da tutte queste preoccupazioni.
